Затверджено рішенням

зборів суддів

Зміївського районного суду Харківської області

від 03 квітня 2025 року № 2

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Зміївськогорайонного суду Харківської області

(нова редакція)

Цими Засадами визначаються особливості розподілу справ між суддями, порядок формування колегій суддів, підстави для проведення повторного автоматизованого розподілу справ та інші правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення).

Вчинення в автоматизованій системі будь-яких дій, передбачених цими Засадами, здійснюється користувачами автоматизованої системи в межах повноважень, визначених наказом керівника апарату суду.

1. Загальні положення.

• Засади використання автоматизованої системи документообігу Зміївського районного суду Харківської області (далі - Засади) розроблено та затверджено у відповідності до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39, Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення.
• Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу у Зміївському районному суді Харківської області, віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення.
• Засади використання автоматизованої системи документообігу суду вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному сайті суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів Зміївського районного суду Харківської області.
• У разі внесення змін до Засад, збори суддів Зміївського районного суду Харківської області новим рішенням затверджують Засади в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів, з відповідним оприлюдненням на офіційному сайті.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

• Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
• Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.
• Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

3. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху.

• Вхідна кореспонденція, втому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов'язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. Уразі неможливості з об'єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
• Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
• Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
• Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою.
• Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

4. Особливості розподілу справ між суддями.

• Розподіл матеріалів (справ) між суддями Зміївського районного суду Харківської області здійснюється з урахуванням їх спеціалізації, яка визначена згідно з рішеннями зборів судів цього суду.
• Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
• Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду. На підтвердження перебування судді в нарадчій кімнаті секретар судових засідань або помічник судді надають керівнику апарату суду або особі, яка виконує його обов’язки, доповідну записку із інформацією про дату та час видалення суду до нарадчої кімнати. Вказана обставина є підставою для повторного автоматизованого розподілу справ, які підлягають негайному розгляду або по яких передбачено скорочений термін їх розгляду.
• Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

• за два місяці до закінчення повноважень судді;
• за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за один робочий деньдо початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п'яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п'яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• у період відпустки судді;
• за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п'яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу або розпорядження голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4.5.     Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстраціїна підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації. У особливих випадках, коли з об’єктивних причин не може бути здійснено розподіл справи в день її реєстрації, такий розподіл здійснюється не пізніше наступного робочого дня після того, як відпали причини, які унеможливлювали розподіл.

4.6.     Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами Положення.

4.7.     У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21. пункту 2.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

4.8.     Здійснювати розподіл справ з індексом «1-кс» у вихідні, святкові, неробочі дні автоматично, за допомогою КП «Д-3» між слідчими суддями відповідно до графіку їх чергування як слідчих суддів, які чергують у вихідний, святковий, неробочий день.

4.9.     У разі надходження матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої в суді вже здійснюється судове провадження, вони підлягають автоматизованому розподілу із застосуванням Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3», які в результаті поєднання, шляхом автоматичного розподілу передаються на розгляд судді, якийздійснює судове провадження щодо особи, стосовно якої в суді вже здійснюється судове провадження для вирішення питання про об`єднання.

4.10.   Встановити, що всі судові справи з індексами «1-кп», «1-кс», «1-в», «1-кд», «1-о», «1-вп», «1-м», «2», «2-а», «2-в», «2- ав», «2-д», «2-ад», « 2-аз», «2-азз», «2-асз», «2-ар», «2-аво», «2-адр», «2-з», «2-зз», «2-сз», «2-р», «2-во», «2-др», «2-к», «2-н», «2-о», «2-п», «2-с», «3», «3-в», «4-с», «6», «6-а», «8», «8-а», автоматично розподіляються за допомогою КП «Д-3».

4.11.   У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

5. Особливості розподілу судових справ між слідчими суддями.

5.1.     Графіки чергувань слідчих суддів розробляється зборами суддів та затверджуються наказом голови суду або особи, що виконує його обов’язки.

5.2.     Питання фактичного виконання суддями Зміївського районного суду Харківської області повноважень слідчого судді вирішуються шляхом їх включення/виключення до графіку чергувань слідчих суддів.

5.3.     Проводити прийом та реєстрацію справ з індексом «1-кс» від правоохоронних органів (крім справ щодо обрання запобіжного заходу у виді тримання під вартою)в робочі дні. Подання про застосування запобіжного заходу у виді тримання під вартою щодо осіб, затриманих в порядку ст. 208 КПК України приймаються та реєструються цілодобово включаючи вихідні, святкові та неробочі дні.

6. Особливості передачі судових справ раніше визначеному судді.

6.1.     Справи з індексом «1-кс»автоматично розподіляти за допомогою КП «Д-3» серед слідчих суддів (крім справ, що надійшли під час одночасного перебування слідчих суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або не може брати участь у розгляді судових справ) - розглядає інший суддя, визначений автоматично з числа всіх працюючих суддів незалежно від спеціалізації.

Справи з індексом «1-кс» по одному і тому ж кримінальному провадженню розподіляються раніше визначеному слідчому судді.

Раніше визначеним слідчим суддею по одному кримінальному провадженню вважається слідчий суддя, якого визначено шляхом автоматизованого розподілу судових справ між суддями останнім (незалежно від того, який слідчий суддя розглядав інші клопотання у цьому ж кримінальному провадженні раніше).

У разі переведення судді до іншого суду, припинення повноважень, тимчасової неможливості здійснювати функції правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положень про автоматизовану систему документообігу суду тощо) справа розподіляється іншому слідчому судді, визначеному автоматично.

6.2.     У разі надходження до суду матеріалів кримінального провадження після належного оформлення, а також у разі повторного надходження матеріалів кримінального провадження після винесення суддею ухвали для вирішення питання про направлення справи до належного суду, такі справи підлягають передачі раніше визначеному судді шляхом застосування Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3» шляхом автоматизованого розподілу або в ручному режимі.

6.3.     Судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень за однією й тією ж статтею або різними статтями КУпАП, якщо ці справи надійшли в один день, підлягають передачі судді, якому автоматично розподілено першу справу із застосуванням Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3», які в результаті поєднання, шляхом автоматичного розподілу передаються на розгляд судді, якийздійснює судове провадження щодо особи, стосовно якої в суді вже здійснюється судове провадження для вирішення питання про об`єднання.

У разі надходження до суду справ про адміністративні правопорушення направлені для належного оформлення після їх повернення, а також у разі повторного надходження справ про адміністративні правопорушення після постанови судді про направлення до органу, що склав протокол, для вирішення питання про направлення справи до належного суду, такі справи підлягають передачі раніше визначеному судді шляхом застосування Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3» шляхом автоматизованого розподілу або в ручному режимі.

У разі відсутності з поважних причин раніше визначеного у судовій справі головуючого судді, такі судові справи підлягають автоматичному розподілу справ між суддями, які мають повноваження на здійснення судочинства під час надходження такої справи до суду.

6.4.     Заяви, подання щодо вирішення питань, пов’язаних з виконанням постанов про накладення адміністративного стягнення у відповідності до ст.304 КУпАП (категорія 3-в по системі Д-3), а також про виправлення описок у судових рішеннях у справах про адміністративні правопорушення вирішується тим складом суду (суддею), який виніс таку постанову.

6.5.     У випадку надходження до суду судової справи (у порядку ЦПК України, КАС України, КУпАП), по якій суддею цього суду вже було ухвалено процесуальне рішення про направлення/передачу справи за підсудністю до іншого суду, яке не скасовано, проте справа повернулась до суду з ухвалою/постановою іншого суду, з метою дотримання процесуальних норм щодо недопустимості спорів про підсудність, справа передається раніше визначеному судді, який ухвалював рішення про направлення/передачу справи за підсудністю.

6.6.     Встановити, що питання розподілу справ з індексом «1-в», крім справ за поданнями про встановлення, продовження, припинення адміністративного нагляду, «1-вп», «2-ав», «2-азз», «2-асз», «2-ар», «2-аво», «2-адр», «2-зз», «2-сз», «2-р», «2-во», «2-др», «2-п», «3-в», «6», «6-а», вирішувати відносно Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3», які в результаті поєднання, шляхом автоматичного розподілу передаються на розгляд судді, який виносив рішення (в провадженні якого перебуває справа). У разі переведення судді, який приймав рішення, до іншого суду, припинення повноважень, проводити автоматичний розподілу судових справ за допомогою КП «Д-3» з урахуванням працюючих суддів.

7. Особливості повторного автоматизованого розподілу судових справ.

7.1.     Окрім підстав, передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, для вирішення питання про повторний автоматизований розподіл судових справ, передача судової справи для вирішення питання про її повторний автоматизований розподіл можлива у таких випадках:

• У разі перебування судді, який розглядає справу, щодо якої КПК України передбачено скорочені строки розгляду, на довготривалому лікарняному (понад 30 днів поспіль), та строки одужання якого невідомі, на підставі доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання така невирішена справа передається керівнику апарату суду або особі, яка його замінює, для вирішення питання про повторний автоматизований розподіл;
• У разі находження судді унарадчій кімнаті, справи, по яким строк дії запобіжного заходу закінчується у період перебування судді у нарадчій кімнаті, помічник судді чи секретар судового засідання подає доповідну записку керівнику апарату суду або особі, що його замінює, який вирішує питання повторного автоматизованого розподілу справи;
• За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

• Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи документообігу суду не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

• У разі настання обставин, зазначених у пункті 8.1. Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється керівником апарату суду (або особи, що його замінює) в алфавітному порядку в робочі дні; черговості серед слідчих суддів, відповідно до графіку чергувань слідчих суддів у неробочі, святкові та вихідні дні.

9. Прикінцеві та перехідні положення.

9.1.     Ці засади набирають чинності з наступного робочого дня після їх затвердження зборами суддів Зміївського районного суду Харківської області.

9.2.     Зміни та доповнення до цих Засад можуть бути внесені зборами суддів Зміївського районного суду Харківської області.